Den Schutz deiner Privatsphäre und deiner persönlichen Daten nehmen wir, die Hermes Germany GmbH und die Hermes Europe GmbH („Hermes“), sehr ernst. Wir legen daher großen Wert darauf, dass deine Daten sicher sind und dass bei der Datenverarbeitung die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), eingehalten werden. Ferner stellen wir durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass deine Daten optimal gegen den unberechtigten Zugriff durch Dritte geschützt werden.
Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert Hermes gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von Daten von Bewerber*innen.
Verantwortliche Stellen für die Datenverarbeitung sind nachfolgende Hermes Unternehmen (soweit du dich bei einem oder mehreren Unternehmen beworben hast oder dich in einem Anbahnungsverhältnis zu einem Arbeitsvertrag befindest):
Hermes Germany GmbH
Essener Straße 89
22419 Hamburg
Hermes Europe GmbH
Essener Straße 89
22419 Hamburg
Allgemeine Kontaktinformationen:
E-Mail: zentrale@myhermes.de
Tel.: +49 / 40 / 53755 – 0
Weitere Informationen findest du in unserem Impressum.
Nachfolgend werden die Hermes Unternehmen gemeinsam als „Hermes“ bezeichnet.
Der Datenschutzbeauftragte
Hermes Germany GmbH
Essener Straße 89
22419 Hamburg
E-Mail: Datenschutz@myhermes.de
Achte bitte bei deiner Anfrage darauf, uns deine vollständigen Kontaktdaten (Vorname, Name und Adresse) zur Verfügung zu stellen, nur so können wir dich eindeutig identifizieren und deine Anfrage beantworten. Zudem würden wir dich darum bitten, zur schnelleren Zuordnung deiner Anfrage, uns mitzuteilen, dass es sich um eine Anfrage als Bewerber*in handelt.
Persönliche Daten – das Gesetz spricht auch von personenbezogenen Daten und personenbeziehbaren Daten – sind persönliche Informationen, die einen Rückschluss auf deine Identität zulassen. Darunter fallen z.B. Informationen wie dein Name, deine Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
Bewerberdaten im Sinne dieser Datenschutzhinweise sind alle personenbezogenen Daten, die uns die Bewerber*innen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen.
Hermes verarbeitet deine Bewerberdaten im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Weitere Einzelheiten und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken sind gegebenenfalls in den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen oder vorformulierten Erklärungen enthalten.
Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um deine Daten vor Verlust, Veränderung oder Fremdzugriff zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend von uns verbessert.
Alle unsere Mitarbeiter werden regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult und zum sicheren und vertrauensvollen Umgang mit Kundendaten unterrichtet. Alle unsere Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und haben entsprechend in ihren Arbeitsverträgen eine Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes unterschrieben.
Wir erheben und verarbeiten deine persönlichen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:
Die Verarbeitung deiner Bewerberdaten erfolgt grundsätzlich, um deine Bewerbung im Hinblick auf eine konkrete Stellenbeschreibung zu prüfen und zu beurteilen oder – bei Initiativbewerbungen – im Hinblick auf offene Stellen zu evaluieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,). Dies beinhaltet insbesondere folgende Zwecke: Prüfung und Beurteilung deiner Geeignetheit für die beworbene Stelle, ggfs. für die Registrierung in unserem Jobportal, ggfs. für die Erstellung des Arbeitsvertrags, Abrechnungszwecke (Reisekosten, Bewirtung), vertragsbezogene Kommunikation.
Die Verarbeitung kann für bestimmte Zwecke auch aufgrund deiner Einwilligung erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das ist insbesondere der Fall, wenn wir danach fragen, ob wir deine Bewerberdaten an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben dürfen oder deine Bewerberdaten in einen Talent-Pool aufnehmen dürfen.
Im Bewerbungsverfahren verarbeiten wir zunächst nur die personenbezogenen Daten, die du uns mit deiner Bewerbung übermittelst. Dazu gehören in der Regel folgende Informationen:
Name, Vorname und Geburtsdatum; Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse); Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse; ggf. Angaben zum Gesundheitszustand oder zu einer Schwerbehinderung; ggf. ein Bewerbungsfoto; Kontodaten im Falle der Erstattung von Reisekosten; ggf. weitere Angaben, die du uns im Laufe des Bewerbungsgesprächs mitteilst.
Zusätzlich sind wir aufgrund entsprechender UN-Resolutionen und europäischer Antiterrorverordnungen verpflichtet, deine Daten im Zuge eines sogenannten Embargo-Checks bzw. Sanktionslisten-Screening abzugleichen. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass keine Gelder oder anderen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.
Wenn du deine Rechte als betroffene Person geltend machen möchtest, genügt eine einfache Mitteilung an
Hermes Germany GmbH
Talent Acquisition
Essener Str. 89
22419 Hamburg
bzw. per E-Mail an: hr-administration@hermesworld.com
Hinsichtlich deiner persönlichen Daten stehen dir neben dem Recht auf Widerruf deiner uns gegenüber erteilten Einwilligungen gegenüber Hermes grundsätzlich folgende Rechte zu:
Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner persönlichen Daten durch Hermes zu beschweren. Die für die Hermes Germany GmbH und Hermes Europe GmbH zuständige Aufsichtsbehörde in diesem Zusammenhang ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
https://datenschutz-hamburg.de
Zweck der Verarbeitung ist die Datenauskunft gemäß Art. 15 DSGVO und die Inanspruchnahme deiner Betroffenenrechte.
Es werden die Daten verarbeitet, die im Zusammenhang mit deiner Bewerbung bei der Hermes verarbeitet werden. Zudem benötigen wir deine personenbezogenen Daten, um dich zu identifizieren.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Solltest du uns um Datenauskunft bitten, so speichern wir dein Auskunftsersuchen für 3 Jahre. Eine frühere Löschung ist hier, auf Grundlage von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, nicht möglich.
Du bist zu einer Bekanntgabe deiner personenbezogenen Daten nicht verpflichtet. Ohne deine personenbezogenen Daten ist die Erteilung einer Datenauskunft nicht möglich.
Wir verarbeiten und speichern deine Bewerberdaten grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie für die Dauer einer Vertragsanbahnung. Falls wir uns nicht für dich entschieden haben sollten oder du von deiner Bewerbung zurücktrittst, werden deine Daten spätestens 6 Monate nach Ende des Bewerbungsprozesses gelöscht oder, im Falle deiner Einwilligung in den Talentpool, nach 24 Monaten gelöscht, sofern deine Einwilligung nicht erneuert wird. Sobald wir mit dir einen Arbeitsvertrag geschlossen haben, werden deine Bewerbungsdaten in die Personalakte übertragen. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Bewerberdaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen).
Rechtsgrundlage dafür, dass wir die Daten nicht nach spätestens 6 Monaten löschen, ist Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 15 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Die Daten werden in diesem Zeitraum ausschließlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen genutzt, sofern erforderlich.
Deine Bewerbung kannst du jederzeit zurücknehmen und somit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten widersprechen. Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an die Mailadresse:
hr-administration@hermesworld.com
Mit Eingang deines Schreibens oder deiner E-Mail ist das Bewerbungsverfahren für dich abgeschlossen.
Wir haben grundsätzlich eine Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in der Europäischen Union in Auftrag gegeben. Dennoch kann es zu Verarbeitungen deiner personenbezogenen Daten in den Vereinigten Staaten von Amerika (USA) kommen. Wir haben das Datenschutzniveau daher mit geeigneten Garantien gemäß Kapitel 5 der DSGVO, im speziellen mit Art. 45 bzw. Art. 46 DSGVO, abgesichert.
Soweit dies für die Verarbeitung deiner Bewerbung oder für die Verarbeitung zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, erheben wir ggfs. Daten von Dritten (z.B. Personalvermittler) oder aus öffentlichen Quellen (Handels- oder Melderegister, Presse, Internet oder soziale Medien), jedoch nur soweit wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten zulässigerweise erheben und verarbeiten dürfen. Zu den relevanten personenbezogenen Datenkategorien gehören insbesondere
Unabhängig davon, über welchen Kanal du dich bei Hermes beworben hast (z.B. via Hermes Online-Jobportal, via Stellenportalen oder postalisch) werden deine Bewerberdaten in einer zentralen Bewerberdatenbank gespeichert.
Innerhalb von Hermes erhalten nur diejenigen Personen und Stellen des jeweiligen Hermes Unternehmens deine Bewerberdaten, die du zur Bearbeitung deiner Bewerbung oder zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen (wie Führungskräfte, Stellenverantwortliche, Buchhaltung, HR-Mitarbeiter*innen usw.).
Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe deiner Daten nur, sofern und so weit
Wenn du zum Zwecke der Bewerbung oder Vertragsanbahnung mit Hermes in Kontakt trittst, stellst du uns deine Bewerberdaten auf freiwilliger Basis zur Verfügung. Du brauchst uns nur diejenigen Daten bereitzustellen, die wir für die Bearbeitung deiner Bewerbung oder im Rahmen eines vorvertraglichen Verhältnisses benötigen oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Hermes setzt keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO im Zusammenhang mit deiner Bewerbung oder deinen Bewerbungsdaten ein.
Um neue Mitarbeiter zu gewinnen, nutzen wir in einigen Fällen LinkedIn, um aktiv in sozialen Netzwerken, Foren und anderen öffentlich zugänglichen Internetquellen nach interessanten Kandidatenprofilen zu suchen. Bei dieser aktiven Suche nach passenden Bewerbern verarbeiten wir nur die Daten, die die Personen selbst öffentlich gemacht haben, wie Namen, Profilinformationen und gegebenenfalls Kontaktdaten. In diesem Vorgehen liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Wenn du die jeweiligen Netzwerke und Plattformen besuchst, gelten die Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien der Betreiber. Wir verarbeiten die Daten der Nutzer, sofern diese mit uns über das jeweilige soziale Netzwerk und die Plattform kommunizieren.
Wir kontaktieren dich, als potenziellen Kandidaten, über die Nachrichtenfunktion des jeweiligen Netzwerks und bieten dir an, ein persönliches Gespräch zu führen, in dem wir mögliche Stellen vorstellen. Du kannst dann selbst entscheiden, ob du dich über unsere Bewerberplattform auf die Stelle bewerben möchtest. Wenn wir dich in unsere Talentpool aufnehmen, bitten wir vorher um deine Einwilligung, auch für eine zukünftige Kontaktaufnahme. Falls du nicht auf unsere Einladung zur Bewerbung reagierst, verarbeiten wir deine Daten nicht in unseren Systemen.
Unser Bewerbungsprozess sieht bei bestimmten Positionen vor, dass wir einen wissenschaftlich fundierten Persönlichkeitstest, den Reflector Big Five Personality, verwenden. Hierdurch stellen wir sicher, dass wir in unserem Auswahlverfahren alle Bewerber*innen objektiv und nach den gleichen Kriterien einschätzen können. Zudem bekommst du einen klaren Einblick in die Kriterien, die für unsere Entscheidung wichtig sind. Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist dabei notwendig, damit wir das Ergebnis deiner Person zuordnen können.
Folgende Daten werden zum Zweck der Durchführung des Persönlichkeitstest verarbeitet:
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Das Persönlichkeitstest ist auf Grund der oben genannten Punkte notwendig zur Entscheidung über die Begründung eines möglichen Beschäftigungsverhältnisses bei Hermes.
Wir verarbeiten und speichern das Ergebnis aus dem Persönlichkeitstest grundsätzlich für 6 Monate.
Du hast jederzeit die Möglichkeit von dem Persönlichkeitstest und damit auch von dem Bewerbungsverfahren zurückzutreten.
Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an:
hr-administration@hermesworld.com
Das Persönlichkeitstest wird durchgeführt durch folgendes Unternehmen:
PI Company GmbH
Bilker Straße 27
40213 Düsseldorf
Du bist zu einer Bekanntgabe deiner personenbezogenen Daten nicht verpflichtet. Ohne die Bekanntgabe deiner personenbezogenen Daten können wir dich nicht im weiteren Bewerbungsprozess berücksichtigen.
Zweck der Verarbeitung ist es deine Daten in unserem Talentpool zu hinterlegen um dich bei passenden, späteren Stellenausschreibungen berücksichtigen zu können. Sobald wir eine freie Stelle haben, die deinen Qualifikationen entspricht, werden wir uns mit dir über die von dir angegebenen Kontaktkanäle in Verbindung setzen.
Folgende Daten werden über dich im Talentpool gespeichert:
Rechtsgrundlage für die Speicherung deiner Daten im Talentpool ist die von dir gegebene Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Speicherung deiner Daten beläuft sich auf maximal 24 Monate ab Erklärung deiner Einwilligung. Nach Ablauf der 24 Monate werden wir deine Daten automatisch löschen.
Du hast jederzeit das Recht, die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zur Speicherung deiner Bewerberdaten im Talentpool zu widerrufen. Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an die Mailadresse:
hr-administration@hermesworld.com
Legst du den Widerruf zur Speicherung der Bewerberdaten im Talentpool ein, werden deine Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen.
Du bist zu einer Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten nicht verpflichtet. Ohne die Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten kannst du jedoch nicht in unseren Talentpool aufgenommen werden.
In manchen Fällen bieten wir dir die Möglichkeit in das konzerninterne Otto Group Talent Pool System aufgenommen zu werden. Das Otto Group Talent Pool System dient der Identifikation, Bindung und Förderung von Talenten sowie der Nachfolgesicherung durch die aktive Förderung von interner Mobilität innerhalb der Otto Group. Solltest du in die Weitergabe deiner Daten an die anderen Konzernunternehmen der Otto Group eingewilligt und dich somit für die Speicherung deiner Daten im Otto Group Talent Pool System entschieden haben, werden wir Daten, die du im Rahmen der Profilerstellung angegeben hast an die Otto (GmbH & Co KG) (nachfolgend OTTO) übermitteln, welche diese im Otto Group Talent Pool System speichert. In Bezug auf die Aufnahme deiner Person in den konzerninternen Otto Group Talent Pool System sowie der Zurverfügungstellung des Otto Group Talent Pool System sind wir (Hermes) gemeinsam Verantwortliche mit der Otto (GmbH & Co KG) und den weiteren Konzerngesellschaften der Otto Group, die am konzerninternen Otto Group Talent Pool System teilnehmen. Schwerpunktmäßig sind wir für die Erhebung, Übermittlung und Einmeldung deiner Daten und OTTO für die Speicherung deiner Daten und Zurverfügungstellung des Otto Group Talent Pool System verantwortlich. Nach der Übermittlung deiner Daten an die an dem Otto Group Talent Pool System teilnehmende Gesellschaften durch die Otto (GmbH & Co KG), verarbeiten die Konzerngesellschaften diese Daten als datenschutzrechtlich Verantwortliche zum Zweck der z. B. Kontaktaufnahme. Ein potenzieller Bewerbungsprozess findet dann normal direkt über die Prozesse der Gesellschaft statt.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis deiner Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO). Deine Einwilligung kann jederzeit hier widerrufen.
Wir und OTTO stehen dir in Bezug auf die Verarbeitungen in gemeinsamer Verantwortlichkeit als zentrale Ansprechpartner jeweils in ihrem eigenen Wirkbereich zur Verfügung. Wende dich bei jeglichen Anfragen hinsichtlich des Datenschutzes und zur Geltendmachung deiner Betroffenenrechte an yournextmove@ottogroup.com. Du kannst deine Rechte auch gegenüber Hermes geltend machen. Soweit du dich an uns wendest, werden wir uns im Sinne der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit abstimmen, um deine Anfrage zu beantworten und die Umsetzung deiner Betroffenenrechte zu gewährleisten.
Sanktionslisten sind Verzeichnisse über Personen, Unternehmen, Organisationen oder Institutionen, die wirtschaftlichen und rechtlichen Beschränkungen durch Regierungen oder Behörden unterliegen. Gemäß dem sogenannten Bereitstellungsverbot dürfen diese Personen, Unternehmen, Gruppen oder Organisationen, keine direkten noch indirekten finanziellen Vermögenswerte oder wirtschaftlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt bekommen.
Hermes pflegt internationale Handelsbeziehungen und bietet ihre Dienstleistungen weltweit an. Dadurch unterliegt Hermes verschiedenen nationalen und internationalen Sanktionsregimen. Aus diesen Sanktionsregimen ergeben sich vielfältige Pflichten wie bspw. geschäftliche Beziehungen zu bestimmten Ländern oder Personen nicht zu unterhalten. Um diese Pflichten einzuhalten, führt Hermes Abgleiche mit Sanktionslisten durch, die etwa von der UN, der EU oder einzelnen Staaten geführt und veröffentlich werden, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.
Zweck der Verarbeitung ist die Einhaltung der obengenannten Pflichten, sowie die Ermittlung von Personen, die auf Sanktionslisten benannt sind, um eine Entscheidung über die Aufnahme und ggf. Fortführung von geschäftlichen Beziehungen zu treffen.
Folgende Daten werden bei der Sanktionslisten Prüfung von uns verwendet:
Im Falle eines Abgleichs der Sanktionslisten ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unserem berechtigten Interesse für die Prüfung. Unsere berechtigten Interessen liegen in der Erforderlichkeit der Verpflichtung, auf Sanktionslisten benannte Personen zu identifizieren, mit diesen Personen keine Geschäftsbeziehungen zu unterhalten bzw. die anwendbaren Sanktionsregime zu beachten und Sanktionen gegen Hermes wegen Verstößen gegen Sanktionsregime zu vermeiden. Zudem liegt unser Interesse darin erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Hermes zu vermeiden. Dein Vertraulichkeitsinteressen treten dabei zurück, zumal die Überprüfung lediglich im Stichprobenverfahren erfolgt.
Deine personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Mögliche positive Treffer eines Sanktionslisten-Abgleichs löschen wir 10 Jahre nach der Durchführung des Sanktionslisten-Abgleichs. Die zur Durchführung des Sanktionslisten-Abgleichs genutzten Datensätze werden gespeichert und nach 10 Jahren gelöscht.
Das allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle Verarbeitungszwecke, die in dieser Datenschutzerklärung auf Grundlage des Artikels 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden. Anders als bei dem speziellen Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung zu Werbezwecken sind wir gemäß der DSGVO nur dann verpflichtet, einen solchen generellen Widerspruch umzusetzen, wenn Sie uns Gründe von übergeordnetem Gewicht (z.B. eine mögliche Gefahr für Ihr Leben oder Ihre Gesundheit) nennen.
Zur Überprüfung bzw. Abgleich der Sanktionslisten verwenden wir folgenden Anbieter:
AEB SE
Sigmaringer Straße 109
70567 Stuttgart
Du bist zu einer Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten nicht verpflichtet. Die Verarbeitung folgt auf Grundlage des berechtigten Interesses.
Teile der Datenschutzhinweise können von uns geändert oder aktualisiert werden, ohne dass du vorher von uns benachrichtigt werden. Bitte überprüfe die Datenschutzhinweise, bevor du unser Angebot nutzt, um bei möglichen Änderungen oder Aktualisierungen auf dem neusten Stand zu sein.
Aktueller Stand der Datenschutzhinweise: Feb 2025