Mit diesen Datenschutzhinweisen informiert Hermes gemäß Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von Bewerberdaten.
Verantwortliche Stellen gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung sind nachfolgende Hermes Unternehmen (soweit du dich bei einem oder mehreren Unternehmen beworben hast oder dich in einem Anbahnungsverhältnis zu einem Arbeitsvertrag befindest):
Hermes Germany GmbH
Essener Straße 89
22419 Hamburg
Hermes Europe GmbH
Essener Straße 89
22419 Hamburg
Kontaktdaten (allgemein):
Fax.: +49 / 40 / 53754 – 870
zentrale@hermesworld.com
Nachfolgend werden die Hermes Unternehmen gemeinsam als „Hermes“ bezeichnet.
Bewerberdaten im Sinne dieser Datenschutzhinweise sind alle personenbezogenen Daten, die uns die Bewerber*innen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung stellen.
Hermes verarbeitet deine Bewerberdaten im Einklang mit den anwendbaren gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Weitere Einzelheiten und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken sind gegebenenfalls in den jeweiligen Vertragsunterlagen, Formularen oder vorformulierten Erklärungen enthalten.
Wir haben grundsätzlich eine Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in der Europäischen Union in Auftrag gegeben. Dennoch kann es zu Verarbeitungen deiner personenbezogenen Daten in einem Drittland kommen. Für dieses Drittland gibt es eventuell keinen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Wir haben das Datenschutzniveau daher mit geeigneten Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO abgesichert.
Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um deine Daten vor Verlust, Veränderung oder Fremdzugriff zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend von uns verbessert. Unsere Website verwendet zur Verschlüsselung den Industriestandard SSL (Secure Sockets Layer). Dadurch wird die Vertraulichkeit deiner persönlichen Angaben über das Internet gewährleistet.
Alle unsere Mitarbeiter*innen werden regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult und zum sicheren und vertrauensvollen Umgang mit personenbezogenen Daten unterrichtet. Alle unsere Mitarbeiter*innen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und haben entsprechend in ihren Arbeitsverträgen eine Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes unterschrieben.
Wir erheben und verarbeiten deine persönlichen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:
Die Verarbeitung deiner Bewerberdaten erfolgt grundsätzlich, um deine Bewerbung im Hinblick auf eine konkrete Stellenbeschreibung zu prüfen und zu beurteilen oder – bei Initiativbewerbungen – im Hinblick auf offene Stellen zu evaluieren (§ 26 BDSG). Dies beinhaltet insbesondere folgende Zwecke: Prüfung und Beurteilung deiner Geeignetheit für die beworbene Stelle, ggfs. für die Registrierung in unserem Jobportal, ggfs. für die Erstellung des Arbeitsvertrags, Abrechnungszwecke (Reisekosten, Bewirtung), vertragsbezogene Kommunikation.
Die Verarbeitung kann für bestimmte Zwecke auch aufgrund deiner Einwilligung erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das ist insbesondere der Fall, wenn wir danach fragen, ob wir deine Bewerberdaten an ein anderes Hermes Unternehmen weitergeben dürfen oder deine Bewerberdaten in einen Talent-Pool aufnehmen dürfen.
Hinsichtlich deiner persönlichen Daten stehen dir gegenüber Hermes grundsätzlich folgende Rechte zu:
Du hast zudem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner persönlichen Daten durch Hermes zu beschweren.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
https://datenschutz-hamburg.de
Bei Fragen zur Verarbeitung deiner persönlichen Daten, sowie zur Ausübung deiner Betroffenenrechte wende dich bitte an:
datenschutz@hermesworld.com
Achte bitte bei deiner Anfrage darauf, uns deine vollständigen Kontaktdaten (Vorname, Name und Adresse) zur Verfügung zu stellen, nur so können wir dich eindeutig identifizieren und deine Anfrage beantworten.Zudem würden wir dich darum bitten, zur schnelleren Zuordnung deiner Anfrage, uns mitzuteilen, dass es sich um eine Anfrage als Bewerber*in handelt.
Deine Bewerbung kannst du jederzeit zurücknehmen und somit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten widersprechen. Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an den in der Stellenausschreibung genannten Ansprechpartner. Mit Eingang deines Schreibens oder deiner E-Mail ist das Bewerbungsverfahren für dich abgeschlossen.
Du hast jederzeit das Recht, die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO zur Speicherung deiner Bewerberdaten im Talentpool zu widerrufen. Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an die in der Stellenausschreibung genannten Ansprechpartner*innen. Legst du den Widerruf zur Speicherung der Bewerberdaten im Talentpool ein, werden deine Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen.
Wir verarbeiten und speichern deine Bewerberdaten grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens sowie für die Dauer einer Vertragsanbahnung. Falls wir uns nicht für dich entschieden haben sollten oder du von deiner Bewerbung zurücktrittst, werden deine Daten nach 6 Monaten gelöscht oder, im Falle deiner Einwilligung in den Talentpool, nach 24 Monaten gelöscht, sofern deine Einwilligung nicht erneuert wird. Bei der Vertragsanbahnung werden deine Daten in die Personalakte übertragen. Im Original übersandte Bewerberunterlagen werden spätestens nach Fristablauf im Original zurückgesandt. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Bewerberdaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen).
Rechtsgrundlage dafür, dass wir die Daten nicht unmittelbar löschen, ist Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 15 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Die Daten werden in diesem Zeitraum ausschließlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen genutzt, sofern erforderlich.
Soweit dies für die Verarbeitung deiner Bewerbung oder für die Verarbeitung zu den oben genannten Zwecken erforderlich ist, erheben wir ggfs. Daten von Dritten (z.B. Personalvermittler) oder aus öffentlichen Quellen (Handels- oder Melderegister, Presse, Internet oder soziale Medien), jedoch nur soweit wir nach den gesetzlichen Vorschriften diese Daten zulässigerweise erheben und verarbeiten dürfen. Zu den relevanten personenbezogenen Datenkategorien gehören insbesondere
Unabhängig davon, über welchen Kanal du dich bei Hermes beworben hast (z.B. via Hermes Online-Jobportal, via Stellenportale wie z.B. Stepstone, via soziale Netzwerke wie z.B. Xing oder LinkedIn, postalisch oder via unserem Recruiting-Chatbot) werden deine Bewerberdaten in einer zentralen Bewerberdatenbank gespeichert.
Innerhalb von Hermes erhalten nur diejenigen Personen und Stellen des jeweiligen Hermes Unternehmens deine Bewerberdaten, die du zur Bearbeitung deiner Bewerbung oder zur Erfüllung von vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen (wie Führungskräfte, Stellenverantwortliche, Buchhaltung, HR-Mitarbeiter*innen usw.).
Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe deiner Daten nur, sofern und soweit
Wenn du zum Zwecke der Bewerbung oder Vertragsanbahnung mit Hermes in Kontakt trittst, stellst du uns deine Bewerberdaten auf freiwilliger Basis zur Verfügung. Du brauchst uns nur diejenigen Daten bereitzustellen, die wir für die Bearbeitung deiner Bewerbung oder im Rahmen eines vorvertraglichen Verhältnisses benötigen oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.
Hermes setzt keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO im Zusammenhang mit deiner Bewerbung oder deinen Bewerbungsdaten ein.
Du hast die Möglichkeit, dich bei uns über einen WhatsApp Chatbot zu bewerben. Dieser ist auf diversen Stellenportalen, auf unserer Homepage sowie auf Social-Media-Kanälen zu finden. Durch das Scannen eines QR-Codes oder durch Klicken des Buttons „Via WhatsApp bewerben, gelangst du zum Chatbot. Es öffnet sich dann automatisch WhatsApp bzw. die WhatsApp-Seite, über welche man, mittels eines Links in die App gelangt. Der Chat ist standardmäßig Ende-zu-Ende verschlüsselt. WhatsApp ist ein Nachrichtendienst der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Um dir den Kontakt über WhatsApp mit uns zur Verfügung zu stellen, nutzen wir die Messenger der Communication Platform der 360dialog GmbH, Torstraße 61, 10119 Berlin.
Der Zweck der Verarbeitung ist die Aufnahme deiner Bewerberdaten im Recruiting-Chatbot und die Weiterleitung an unser Bewerbermanagement-System.
Beim Start des Chats fallen folgende personenbezogene Daten an:
Der Gesprächsverlauf mit dem Chatbot ist vorgegeben, wir bitten dich die Fragen zu beantworten, wir bitten dich deshalb uns nur die Daten zu übermitteln, die für deine Bewerbung und die Beantwortung der Fragen zwingend erforderlich sind. Die Verarbeitung all dieser Daten dient dazu, dir eine schnelle und effiziente Kontaktmöglichkeit zur Verfügung zu stellen.
Die Verarbeitung der Daten wird auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorgenommen. Die Einwilligung zur Nutzung wird vor Start der Kommunikation mit WhatsApp abgegeben.
Über die WhatsApp Business API werden die ein- und ausgehenden Nachrichten bis zu 7 Tagen zwischengespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
Du kannst jederzeit der Datenverarbeitung deiner personenbezogenen Daten widersprechen. Wir werden diese dann umgehend aus unserem System löschen. Weitere Informationen hierzu findest du unter dem Punkt 8.
Durch die Nutzung von WhatsApp möchten wir darauf hinweisen, dass die von dir eingegebenen Daten bei WhatsApp gespeichert werden. Deine Daten werden nach den Standards von WhatsApp aufbewahrt und behandelt. Solltest du deine Betroffenenrechte gegenüber WhatsApp geltend machen wollen, wende dich bitte direkt an WhatsApp.
WhatsApp Ireland Limited
4 Grand Canal Square
Grand Canal Harbour
Dublin 2; Irland
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea?eea=1%22
Wir weisen darauf hin, dass durch die Nutzung von WhatsApp eine Verarbeitung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumes, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden kann. Dies kann unter Umständen mit dem Risiko einer erschwerten Rechtsdurchsetzung verbunden sein, was ein Risiko für den einzelnen Nutzer darstellt.
Du bist zu einer Bekanntgabe personenbezogener Daten nicht verpflichtet. Soweit du deine Einwilligung nicht erteilst, kann keine Kontaktaufnahme durch dich über WhatsApp erfolgen.
Unser Bewerbungsprozess sieht vor, dass wir einen wissenschaftlich fundierten Persönlichkeitstest, den Reflector Big Five Personality, verwenden. Hierdurch stellen wir sicher, dass wir in unserem Auswahlverfahren alle Bewerber*innen objektiv und nach den gleichen Kriterien einschätzen können. Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist dabei notwendig, damit wir das Ergebnis deiner Person zuordnen können.
Folgende Daten werden zum Zweck der Durchführung des Persönlichkeitstest verarbeitet:
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Persönlichkeitstest ist auf Grund der oben genannten Punkte notwendig zur Entscheidung über die Begründung eines möglichen Beschäftigungsverhältnisses bei Hermes.
Wir verarbeiten und speichern das Ergebnis aus dem Persönlichkeitstest grundsätzlich für 6 Monate.
Du hast jederzeit die Möglichkeit von dem Persönlichkeitstest und damit auch von dem Bewerbungsverfahren zurückzutreten.
Bitte wende dich hierzu mit einem formlosen Schreiben an:
hr-administration@hermesworld.com
Der Persönlichkeitstest wird durchgeführt durch folgendes Unternehmen:
PI Company GmbH
Bilker Straße 27
40213 Düsseldorf
Du bist zu einer Bekanntgabe deiner personenbezogenen Daten nicht verpflichtet. Ohne die Bekanntgabe deiner personenbezogenen Daten können wir dich nicht im weiteren Bewerbungsprozess berücksichtigen.
In manchen Fällen bieten wir dir die Möglichkeit in das konzerninterne Otto Group Talent Pool System aufgenommen zu werden. Das Otto Group Talent Pool System dient der Identifikation, Bindung und Förderung von Talenten sowie der Nachfolgesicherung durch die aktive Förderung von interner Mobilität innerhalb der Otto Group. Solltest du in die Weitergabe deiner Daten an die anderen Konzernunternehmen der Otto Group eingewilligt und dich somit für die Speicherung deiner Daten im Otto Group Talent Pool System entschieden haben, werden wir Daten, die du im Rahmen der Profilerstellung angegeben hast an die Otto (GmbH & Co KG) (nachfolgend OTTO) übermitteln, welche diese im Otto Group Talent Pool System speichert. In Bezug auf die Aufnahme deiner Person in den konzerninternen Otto Group Talent Pool System sowie der Zurverfügungstellung des Otto Group Talent Pool System sind wir (Hermes) gemeinsam Verantwortliche mit der Otto (GmbH & Co KG) und den weiteren Konzerngesellschaften der Otto Group, die am konzerninternen Otto Group Talent Pool System teilnehmen. Schwerpunktmäßig sind wir für die Erhebung, Übermittlung und Einmeldung deiner Daten und OTTO für die Speicherung deiner Daten und Zurverfügungstellung des Otto Group Talent Pool System verantwortlich. Nach der Übermittlung deiner Daten an die an dem Otto Group Talent Pool System teilnehmende Gesellschaften durch die Otto (GmbH & Co KG), verarbeiten die Konzerngesellschaften diese Daten als datenschutzrechtlich Verantwortliche zum Zweck der z. B. Kontaktaufnahme. Ein potenzieller Bewerbungsprozess findet dann normal direkt über die Prozesse der Gesellschaft statt.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis deiner Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO). Deine Einwilligung kann jederzeit hier widerrufen.
Wir und OTTO stehen dir in Bezug auf die Verarbeitungen in gemeinsamer Verantwortlichkeit als zentrale Ansprechpartner jeweils in ihrem eigenen Wirkbereich zur Verfügung. Wende dich bei jeglichen Anfragen hinsichtlich des Datenschutzes und zur Geltendmachung deiner Betroffenenrechte an yournextmove@ottogroup.com. Du kannst deine Rechte auch gegenüber Hermes geltend machen. Soweit du dich an uns wendest, werden wir uns im Sinne der Vereinbarung über gemeinsame Verantwortlichkeit abstimmen, um deine Anfrage zu beantworten und die Umsetzung deiner Betroffenenrechte zu gewährleisten.
Teile der Datenschutzhinweise können von uns geändert oder aktualisiert werden, ohne dass du vorher von uns benachrichtigt werden. Bitte überprüfe die Datenschutzhinweise, bevor du unser Angebot nutzt, um bei möglichen Änderungen oder Aktualisierungen auf dem neusten Stand zu sein.
Aktueller Stand der Datenschutzhinweise: Sep 2024